Whistleblowing

1. PREMESSA
Il Whistleblowing è uno strumento di compliance aziendale tramite il quale i dipendenti oppure terze parti (per esempio un fornitore o un cliente) di un’azienda possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività. Le segnalazioni non possono essere utilizzate per la presentazione di reclami, comunicazioni, suggerimenti sui servizi ovvero avere contenuto di natura commerciale. La Datamanagment Italia attua un processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni, conforme alle normative introdotte dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (c.d. “Decreto Whistleblowing”).

2. COSA SEGNALARE E CHI PUO’ FARLO
2.1 Cosa segnalare
Le segnalazioni non possono riguardare lamentele di carattere personale, rivendicazioni e istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o che investano la sfera dei rapporti con i superiori gerarchici o con i colleghi, per le quali occorre fare riferimento alle procedure di competenza.
Il contenuto della segnalazione deve riguardare informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), riferibili a Persone della Datamanagement Italia e/o a Terzi, che possano integrare:

  • violazioni delle normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, alla Datamanagement Italia;
  • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.

Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il segnalante sia venuto direttamente o indirettamente a conoscenza, anche casualmente, in ragione del rapporto di lavoro e del ruolo rivestito.
Le segnalazioni fondate sul sospetto o sul pettegolezzo non possono invece essere considerate meritevoli di tutela in quanto è necessario tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione ed evitare al contempo che l’amministrazione o l’ente svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose.

Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.
Le segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato nonché ogni altra forma di abuso del presente documento sono fonte di responsabilità del segnalante, in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti, in particolar modo se venga accertata la infondatezza di quanto segnalato e la strumentale/ volontaria falsità di accuse, rilievi e censure.

Si ribadisce che non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico.

2.2 Chi può segnalare
Possono effettuare una segnalazione:
  • i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso la Datamanagement Italia SpA;
  • i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Datamanagement Italia SpA; gli azionisti e le persone della Datamanagement Italia SpA con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Le segnalazioni possono essere effettuate anche:
  • quando il rapporto lavorativo/giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
  • durante il periodo di prova;
  • successivamente allo scioglimento del rapporto lavorativo/giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Datamanagement Italia auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l’identità del segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati e informare il segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Sono comunque ammesse le segnalazioni in forma anonima solo se adeguatamente circostanziata e con tutti gli elementi informativi utili per verificarla.

3 CANALI DI SEGNALAZIONE
Le segnalazioni possono essere effettuate:
i) in forma scritta, tramite invio di raccomandata ordinaria all’indirizzo - Comitato Whistleblowing c/o Datamanagement Italia S.p.A., Via Carpi n. 2, Pomezia (00071) -;
ii) in forma orale, mediante dichiarazione rilasciata dal segnalante in apposita audizione.

4 TUTELA DEL SEGNALANTE
Datamanagement Italia. nel rispetto delle previsioni di legge, garantisce la piena tutela del segnalante, assicurando la riservatezza sulla sua identità e sui fatti oggetto di segnalazione a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato alla Datamanagement Italia.
Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del segnalante anche a distanza di tempo dalla segnalazione, per i dipendenti della Datamanagement Italia viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del segnalante per un periodo di due anni dalla data della segnalazione.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Al segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione. Il segnalante viene altresì informato degli esiti degli accertamenti svolti in merito. Tutte le segnalazioni whistleblowing sono totalmente sottratte al diritto di accesso da parte di terzi.

5 TUTELA DELLA PERSONA COINVOLTA
Datamanagement Italia tutela i diritti delle persone coinvolte (segnalati) innanzitutto assicurando, per garantire l’appropriata riservatezza, che ogni comunicazione relativa alla loro identità segua rigorosamente il criterio “need to know” (principio per cui una persona è autorizzata ad accedere a determinate informazioni solo se necessario - e nei limiti di quanto necessario - per l’esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate aziendalmente).

La persona coinvolta (segnalata) viene informata dell’esistenza e del contenuto della segnalazione e ne riceve copia, ad eccezione del riferimento all’identità del segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla persona coinvolta (segnalata), fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.
Previa valutazione adeguatamente tracciata, l’informativa alla persona coinvolta (segnalata) può essere ritardata ovvero non effettuata in tutto o in parte qualora appaia necessario attendere l’azione di pubbliche autorità, o qualora sia ragionevole ritenere che, fornendo l’informativa, possa essere a rischio la riservatezza della identità del segnalante tutelata secondo legge. La persona coinvolta (segnalata) ha diritto di essere informata dell’esito dell’istruttoria.

6 MODALITA’ OPERATIVE
Datamanagement Italia ha individuato le seguenti attività volte alla gestione delle segnalazioni:
- dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui Datamanagement Italia ritenga che l'avviso pregiudicherebbe la riservatezza dell'identità della persona segnalante;
- mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante, nonchè richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
- dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
- svolgere l'istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
- comunicare alla persona segnalante l'esito finale della segnalazione.

7 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Nell’ambito della gestione delle segnalazioni possono essere trattati sia dati personali del segnalante sia dati personali del soggetto segnalato che dati personali di eventuali terzi soggetti, nonché ogni ulteriore informazione raccolta nel contesto delle analisi che sia necessaria e adeguata ad accertare e verificare la fondatezza o meno della segnalazione. Il trattamento dei dati personali nell’ambito delle segnalazioni è svolto ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali delle persone fisiche (GDPR), nonché di eventuali altre leggi e/o regolamenti applicabili.

Allegato (PDF)
Per maggiori informazioni generali sulla normativa si rinvia a: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing