Il software per la semplificazione e trasparenza della PA

La gestione dei flussi documentali e l'adozione del protocollo informatico sono componenti applicative e organizzative rilevanti per la semplificazione e la trasparenza nelle pubbliche amministrazioni.
Queste materie hanno particolare importanza nell'ambito dell'innovazione, del nuovo CAD e dell'Agenda Digitale Italiana.
Per questo abbiamo scelto di progettare una nuova area applicativa dei Procedimenti Amministrativi in tutte le sue componenti.

Il software si articola, così, in nuove applicazioni:

L'obiettivo che si prefiggono è di:

Le attività connesse ad ogni atto durante il suo ciclo di vita possono essere controllate in tutte le fasi amministrative rilevanti, dal momento della proposizione fino a quello dell’archiviazione.
Ciò è possibile con il Workflow Management System di @akropolis, realizzato specificamente per la PA e condiviso da tutta la piattaforma applicativa.

Il sistema prevede il collegamento e l'integrazione con sistemi di conservazione digitale e gestione documentale. Una propria componente integrata è deputata al dialogo e sincronizzazione con il sistema adottato per la conservazione dei documenti (rif. CAD art. 71 - Regole tecniche e art. 44 - Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici). Le operazioni più comuni (riversamento, conservazione a norma, ricerca, inserimento di metadati, gestione della fascicolazione, etc.) sono incapsulate nel modulo @kropolis "File Manager" che ha il compito di disaccoppiare la gestione del Repository dalle applicazioni verticali, svincolandosi quindi dalla problematica di dover intervenire sul codice qualora cambi la modalità di riversamento o l'intero sistema documentale.

Aree applicative software Procedimenti Amministrativi

ATTI AMMINISTRATIVI: le attività dell'ufficio Segreteria sono supportate da apposite funzionalità che consentono la gestione dell'intero iter degli atti deliberativi.
Dalla proposta di delibera, all'acquisizione dei pareri, alla stesura dell'ordine del giorno, all'esito delle sedute, alle trasmissioni dei provvedimenti agli organi di competenza, fino all'attribuzione dell'esecutività. L'applicazione dà attuazione alle leggi sulla responsabilità e trasparenza, garantendo sempre la reperibilità di una pratica, l'identificazione del responsabile del procedimento, informando sulle fasi operative svolte e da svolgere.
Le sue caratteristiche funzionali sono un efficace supporto per la semplificazione e razionalizzazione alle attività quotidiane della PA, quali la compilazione, l'aggiornamento e la consultazione dei dati in archivio, ottimizzando tempi e modalità di evasione di ciascuna pratica.

PROTOCOLLO INFORMATICO: guida l'Ente nelle varie fasi di gestione della pratica e dei documenti.
Dall'inserimento di un nuovo Protocollo, alla scansione del documento cartaceo, alla gestione degli allegati informatici, fino al compimento delle operazioni in uscita e in entrata. Sono gestiti i fascicoli, lo scarto archivistico, il registro e lo storico del protocollo. La soluzione è certificata dal Progetto DocER della Regione Emilia Romagna e da tutti e tre i livelli del Progetto e-Toscana.

ALBO PRETORIO: per la pubblicazione degli atti e dei provvedimenti, più in particolare